Fokussieren Sie sich auf Ihre Prozesse!

Was ist der Beweggrund für unsere Kunden, wenn sie über die Optimierung ihrer Unternehmensabläufe nachdenken und diese genauer unter die Lupe nehmen möchten?

Mit dieser Frage befasse ich mich alltäglich und stelle sie immer wieder sowohl mir selbst, als auch dem Kunden oder Interessenten . Denn: je klarer diese Frage in einem geschäftlichen Zusammenkommen von beiden Seiten beantwortet werden kann, desto effektiver und gewinnbringender gestaltet sich eine potenzielle Zusammenarbeit!

Jedes Unternehmen wächst und entwickelt sich mit der Zeit organisch zu einem komplexen Konstrukt mit einer spezifischen Denkweise und Kultur. Menschen mit unterschiedlichen sozialen und ökonomischen Hintergründen kommen im Geschäftsalltag zusammen und entwickeln eine eigene Dynamik als Team. Dieser organischen Komplexität gerecht zu werden, ist die Kernaufgabe unserer Arbeit. Spätestens, wenn der Bedarf an mehr Übersichtlichkeit, mehr Effizienz und Durchsuchbarkeit von Dokumenten und Informationen im Unternehmen wächst, fängt ein Nachdenken über Optimierungspotentiale an.

Der Kauf einer Softwarelösung steht hier – auch im Hinblick auf die Modernisierung und Digitalisierung der Prozesse – oftmals ganz oben auf der Liste möglicher Verbesserungsmaßnahmen. Jedoch gestaltet sich der Kauf und die Implementierung einer neuen Softwarelösung häufig nicht unproblematisch: Das Wesentliche – der Prozess – rückt oft ungewollt in den Hintergrund! Der Fokus liegt dann so stark auf Schulungen und der Einführung neuer Funktionen, Tools und Oberflächen, dass die eigentliche Aufgabe, nämlich den Arbeitsablauf in Gänze zu optimieren, aus dem Blick gerät.

Darüber hinaus werden Prozesse erfahrungsgemäß nur in Teilen softwaregestützt begleitet. D.h. eine einzige Softwarelösung ist nicht in der Lage die Komplexität eines Prozesses mit seiner Vor- und Nachbereitung ganzheitlich abzubilden.

Die aufgezeigten Problematiken bei der Implementierung von Softwarelösungen als isolierter Maßnahme, um Übersichtlichkeit, Transparenz und Effizienz herzustellen, verdeutlichen die Notwendigkeit eines Umdenkens hinsichtlich des Einsatzes und Umgangs mit Softwarelösungen. Softwarelösungen und Tools aller Art sind und bleiben ein Mittel zum Zweck – nämlich ein besserer Prozess und im Idealfall mehr Fluss.

Damit mehr Fluss und Transparenz in den Unternehmensabläufen erreicht wird, ist es unumgänglich die Prozesse im Unternehmen in den Fokus aller Arbeit zu stellen.

Versuchen Sie Ihre Abläufe und Verantwortlichkeiten allen Mitarbeitern sichtbarer zu gestalten. Visualisieren Sie Ihre Prozesse und versuchen Sie die Verantwortlichkeiten und Teilaufgaben, die sich aus den einzelnen Arbeitsschritten ergeben, besser zu strukturieren. Führen Sie Checklisten ein. Im ersten Schritt ist es eher unwesentlich, ob der Geschäftsprozess “digitalisiert“ wird oder nicht. Wichtig ist, dass der eigentliche Prozess und damit auch Menschen und ihre Expertise und Aufgaben im “chaotischen Ordnung” des Geschäftsalltags vorgerückt und nicht aus den Augen verloren gehen.

Das gemeinsame Verständnis über den Ablauf und Verantwortlichkeiten sowie deren Visualisierung hilft Optimierungsansätze und -ziele transparent zu machen. Auf dieser Grundlage können die Tools und Lösungen als Werkzeuge eines Verbesserungsprozesses besser verstanden und vor allen Dingen gezielter und effizienter eingesetzt werden.

Der umgekehrter Weg ist oft mit Frustration und Ineffizient verbunden und sollte im Interesse Ihrer Organisation eher vermieden werden.

Dieser Fokus hilft das Unternehmen als organisches Konstrukt besser zu verstehen und reduziert die Komplexität von Veränderungsprozessen, da er die Schwachstellen und Potenziale besser sichtbar werden lässt und die Mitarbeiter in den Fokus des Verbesserungsprozesses stellt und sie darin maßgeblich integriert. Dies ist unerlässlich, damit sie die Veränderung mittragen und leben.