Erfolgsgeschichte: Adlwarth Gruppe optimiert seine Abläufe mit kanbau und AGICAP

Das Unternehmen Adlwarth Vertriebs GmbH & Co. KG als gemeinsamer Kunde brachte die zwei Softwareprodukte zusammen und die Idee einer gemeinsamen längerfristigen Zusammenarbeit formte sich im Zuge dieser gemeinsamen Implementierung.

Die Adlwarth Gruppe arbeitete über viele Jahre mit unterschiedlichen Systemen und in wesentlichen Bereichen wurde Excel als Werkzeug für die Abrechnungen und Erstellungen von Übersichten und Auswertungen genutzt.

Das Unternehmen wickelt üblicherweise die Bauprojekte in eigenen Projektgesellschaften ab und besitzt eine interne Konzernstruktur, in der eine konsolidierte Betrachtung der einzelnen Bauprojekte während der gesamten Bauausführung als wesentlicher Faktor für die strategische Entwicklung des Unternehmens benötigt wird.

Die Zusammenstellung der nötigen Zahlen im Bereich Controlling und Liquiditätsplanung war ein zeitintensiver Part der monatlichen Arbeit. Hierzu waren die Quelldaten aus der Abrechnung nicht verbindlich und koordiniert genug und das Unternehmen bindete wesentliche Ressourcen, um die nötigen Zahlen zu generieren.

In zwei wesentlichen Implementierungs-Schritten schaffte die Adlwarth Gruppe mehr Transparenz und Sicherheit im Unternehmen und konnte innerhalb kürzester Zeit mehr Verbindlichkeit bei den internen kaufm. und organisatorischen Abläufen herstellen:

Schritt 1: Schaffung einer guten “Datenbank” – Einführung von kanbau

Durch den Einsatz und Einführung der Systemlösung kanbau sind wesentliche Bereiche des Unternehmens organisatorisch neu geordnet und optimiert worden:

Sämtliche Einkaufs- und Verkaufsverträge werden über das System angelegt und verwaltet. Ablage wird durch die Möglichkeit der auftragsspezifischen Dokumentenablage vereinfacht und strukturiert.

Abrechnung der Verträge läuft vollumfänglich über das System kanbau und dank der hinterlegten Verträge kann die Kumulierung der Abschlagszahlungen automatisiert erfolgen. Mehr Geschwindigkeit und weniger Fehler innerhalb von weniger als zwei Wochen Einsatz ist die Folge dieser Konsolidierung gewesen. Wesentliche Stammdaten wie Kontakte, Gewerke, Kostengruppen und Kontenrahmen wurden vorkontiert im System importiert und für die vorbereitende Buchhaltung im System mit entsprechenden finanzbuchhalterischen Kennzahlen versehen. Die projektspezifischen Dokumente und Ordner werden im System abgelegt und können über die vorhandene Volltextsuche schnell und bedarfsgerecht abgerufen werden. Im Bereich Controlling und Projekt Kostenüberwachung liegen dem System kanbau alle vergabe- und abrechnungsrelevanten Zahlen zur Verfügung und somit kann der Kunde täglich auf seine aktuellen Zahlen im Bereich Controlling und Projektkostenübersicht zurückgreifen. Die Einbindung der externen Projektbeteiligten in kanbau ist einfach und läuft integriert ab. Schritt 2: Einführung von AGICAP für die Schaffung von Liquiditätsprognosen

kanbau liefert zwar wesentliche Kennzahlen im Bereich Controlling und Finanzen, jedoch besitzt die Lösung kein spezialisiertes Modul für die Darstellung von Liquidität des Unternehmens. AGICAP ist auf Liquiditätsdarstellung spezialisiert und somit fiel die Entscheidung für das Unternehmen relativ leicht, sich hier zusätzlich mit AGICAP auszustatten.

Sämtliche Zahlen aus der Abrechnung können aus kanbau vorbereitet AGICAP zur Verfügung gestellt werden. AGICAP besorgt die Übernahme und Aufbereitung der Zahlen aus kanbau. Die Rechnungsläufe können sehr zeitnah und geprüft in die Liquiditätsvorschau einfließen. AGICAP kann die Zahlen der unterschiedlichen Projektgesellschaften konsolidiert darstellen und hilft dem Unternehmen bei der strategischen Entscheidungsfindung. Datenqualität ist durch den Einsatz der Lösungen wesentlich gestiegen und die Erstellung und Aufbereitung der Auswertungen nimmt bei weitem nicht die Ressourcen in Anspruch, die vor der Einführung der beiden Systemen nötig gewesen waren. Das Zusammenspiel der Systeme kanbau und AGICAP wertet das Unternehmen für sich als gewinnbringend und extrem positiv.