Digitalisierung – Ein Orientierungsversuch

Dieser Begriff ist heutzutage in aller Munde. In vielen Unternehmen und Organisationen, gibt es bereits Ansätze und Ideen oder gar konkrete Umsetzungen, die bereits „digital“ funktionieren.

Doch was genau ist mit Digitalisierung gemeint und wie kann ich mich als Unternehmer und Entscheider in diesem Wirrwarr der Möglichkeiten und Begriffe orientieren.

Ausgangspunkt: Digitalisierung bedeutet für mich im Ersten Schritt und im Kern, die Aktivitäten und Prozesse und die hierzu notwendigen Daten in irgendeiner Form digital abzubilden und zu verarbeiten. Daraus ergibt sich also zwangsläufig die Notwendigkeit sich mit der eigenen IT-Infrastruktur auseinander zu setzen und diese auf Prüfstand zu stellen. Digital ohne IT geht irgendwie nicht.

Bestandaufnahme Von diesem Ausgangspunkt ausgehend ergeben sich weitere Dimensionen und Fragestellungen für die praktische Umsetzung:

Prozesse und Daten: Machen Sie sich ein Bild von Ihren Prozessen und Daten, die Sie für den Geschäftsalltag als relevant einstufen. Beispiele hierfür wären Rechnungsprüfung, Versand von Kontobewegungen an Steuerberater, täglicher Versand einer Forderungsliste an Bereichsleiter, Zeiterfassung der Mitarbeiter usw. Kommunikationswege: Welche notwendigen Knotenpunkte der externen und internen Kommunikation gibt es bereits heute im Unternehmen? Hier sollten nicht die Daten und Dokumente im ersten Schritt im Vordergrund stehen, sondern eher die Beteiligten einer geschäftsrelevanten Kommunikation und deren Kommunikationswege. Steuerberater und int. Buchhaltung, Anwesenheitsmeldung der Mitarbeiter, Unternehmensweite Meldungen und Benachrichtigungen, Informationsaustausch mit dem Kunden und Verkaufsabteilung, Krankmeldungen der Mitarbeiter an die Personalabteilung, interner Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern usw. Tools im Einsatz: Welche Tools, Softwareprodukte oder gar Werkzeuge setzen Sie heute ein. Beispiele hierfür: Buchhaltungssoftware, ERP-System XY, Exchange Server für Email und Kalender, lokale Netzwerklaufwerke für Ablage von Projektdaten, DropBox für den Austausch von Dokumenten mit externen Partnern usw. Kostenanalyse: Welche Ausgaben werden regelmäßig getätigt, um den Geschäftsalltag aufrechtzuerhalten. Beispiele hierfür wären Wartungskosten für Hard- und Software, Externe Dienstleister, die gewisse Aufgaben unterstütztend übernehmen usw. Schwachstellen benennen: Welche Prozesse oder Punkte in dem alltäglichen Geschäftsbetrieb resultierend aus der oben erwähnten Bestandsaufnahme sind besonders auffällig verbesserungswürdig und bereiten Ihnen am meisten Kopfzerbrechen und welche laufen besonders gut? Mobilität: Eine für mich wesentliche Dimension einer unternehmensweiten Digitalisierung besteht in der Erkennung und Bewertung der Notwendigkeit einer vom Arbeitsplatz unabhängigen Bearbeitung und Zugriff auf allen geschäftsrelevanten Prozessen. Wie hoch stufen Sie für sich diese Notwendigkeiten ein und in welchen Bereichen ist die Mobilität besonders wichtig? Grundsätzliches IT-Infrastruktur: Wenn es um IT-gestützte Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen geht, ist es von besonderer Bedeutung über die Verfügbarkeit und Administration dieser Systeme und die damit verbundenen Kosten nachzudenken. Es wird zwangsläufig die Frage aufkommen, ob man die Infrastruktur selbst „hostet“ oder eben auf externe Dienste in der Cloud oder ähnlich geartete Dienstleister zurückgreift. Datenschutz: Prüfen Sie die Art und Ablageort Ihrer Daten. Angstfrei. Nur weil die Daten nicht mehr in Ihrem Serverraum stehen würden – wenn es denn so wäre – , muss das kein Hinderniss für Entscheidungen für oder gegen bestimmte Plattformen und Technologien darstellen. Die Welt verändert sich und die Möglichkeiten der Zukunft sollte man immer wertfrei in Betracht ziehen und probieren. Viele diese Neuerungen finden in einem datenschutzrechtlich geregelten Rahmen statt. Sicherung Ihrer Daten (Backup): Machen Sie sich Gedanken über die Art und Ablageort Ihrer regelmäßigen Datensicherungen. Erarbeiten Sie sich ein Datensicherungskonzept. Reduzierung der administrativen Tiefe: Die IT-Systeme sowohl Software als auch Hardware sind komplex und teuer in der Wartung, Installation, Entwicklung und Pflege. Das Ziel sollte eine Reduzierung der internen administrativen Tiefe sein. Damit schaffen Sie sich Raum und Ressourcen für neue Ideen im Unternehmen und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, womit Sie Geld verdienen und groß geworden sind. Sehr konkret gesprochen könnte man über einen extern gehosteten Mail-Server nachdenken, statt das inhouse zu hosten. Reduzierung der Komplexität durch Zerlegung: Unterschiedliche Abteilungen erfordern unterschiedliche Notwendigkeiten an Tools und Dienste. Versuchen Sie sich von den Gedanken zu lösen alles in einem einzigen System zu verarbeiten, um den Datenaustausch und Datenbrüche zu eliminieren. Teilen Sie die Tools und Dienste und gestalten diese austauschbar. Schaffen Sie sich möglichst digitale Schnittstellen, um die Systeme miteinander zu koppeln und Daten auszutauschen. Dies ist sicherlich kein absoluter Standpunkt, da Datenbrüche immer zu Ineffizienz führen, jedoch und immer dann, wenn die Vermeidung von Schnittstellen und Datenbrüchen dazu führt, dass am Ende ein Großes System als Monolith agiert, sollten Sie wachsam werden und die Notwendigkeit eines Monolithen auf dem Prüfstand stellen. Große Systeme machen Sie unflexibel und unbeweglich für Veränderungen in der Zukunft. Kommunikation: E-Mail als Kommunikationsplattform ist heute kaum noch aus dem Geschäftsalltag wegzudenken. Das ist gut so, doch und hier beginnt eine Veränderung: Überlegen Sie sich genau, wo es Sinn machen würde, alternative Kommunikationsmittel im Unternehmen einzusetzen. E-Mail ist kein Mittel für Echt-Zeit-Kommunikation und somit auch nicht transparent genug. Für interne und standortneutrale Kommunikation ist oftmals sinnvoller auf alternative Tools und Plattformen zu setzen. Wissensdatenbank: Das tagtäglich generierte Wissen im Unternehmen ist wertvoll und sollte in einer systemischen Form für alle Kollegen und Mitarbeiter bereichsübergreifend nutzbar und abrufbar gemacht werden. Fazit Sehen Sie das Thema Digitalisierung als ein Lernprozess für sich und die Kollegen an. Nichts von den erwähnten Punkten ist absolut zu verstehen und muss immer angelehnt auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation neu gedacht und bewertet werden. Jedoch glaube ich aus den Erfahrungen und Umsetzungen der Vergangenheit gewisse Leitfaden mit Mehrwert für mich in Sachen Digitalisierung entwickelt zu haben, die auch überwiegend positiv angenommen werden und auch einen spürbaren Mehrwert für die Unternehmen bringen.